Công tác kiểm kê hiện vật bảo tàng – công việc đòi hỏi sự kiên trì, nhẫn nại và yêu nghề.
Bảo tàng Bình Phước là bảo tàng địa phương có chức năng nghiên cứu khoa học và phổ biến tri thức khoa học thông qua 6 khâu hoạt động: Nghiên cứu, sưu tầm, kiểm kê, bảo quản, trưng bày và tuyên truyền. Trong đó Công tác kiểm kê hiện vật là một trong những khâu quan trọng, bởi vì thông qua công tác này hiện vật mới được bảo vệ về mặt khoa học và pháp lý. Đồng thời, tạo điều kiện cho việc nghiên cứu khoa học, giáo dục, trưng bày tài liệu, hiện vật, hình ảnh tại Bảo tàng. Chính vì vậy mà công tác Kiểm kê hiện vật luôn được thực hiện thường xuyên, liên tục đúng theo quy trình trong quy chế Kiểm kê của Bộ Văn hóa Thông tin ban hành năm 2006 “Kiểm kê hiện vật là quá trình nghiên cứu, xác lập thủ tục pháp lý, làm sáng tỏ nội dung, ý nghĩa, giá trị và tình trạng bảo quản của hiện vật nhằm phục vụ công tác quản lý, bảo quản, khai thác và sử dụng hiện vật”.
Hiện nay, Bảo tàng Bình Phước đang thực hiện công tác kiểm kê qua hai giai đoạn gắn với hai nhóm công việc khác nhau. Đó là kiểm kê vào sổ và kiểm kê địa hình.
- Kiểm kê trên sổ
Sau khi hiện vật sưu tầm về bảo tàng, Hội đồng khoa học tiến hành đánh giá, xem xét lần cuối các giá trị của hiện vật, khả năng phục chế, bảo quản của hiện vật,…Những hiện vật đảm bảo các giá trị tiêu biểu về khoa học, lịch sử, đủ điều kiện để có thể bảo quản lâu dài phục vụ cho các hoạt động của Bảo tàng sẽ được nhập kho cơ sở. Sau đó tiến hành vào sổ kiểm kê để quản lý khoa học.
Ảnh Viên chức Kiểm kê vào sổ đăng ký, sổ phân loại hiện vật Bảo tàng
Công tác kiểm kê trên sổ tại Bảo tàng tỉnh Bình Phước được thực hiện qua 02 bước: Kiểm kê bước đầu và kiểm kê khoa học.
Kiểm kê bước đầu bao gồm: Lập biên bản giao nhận hiện vật; Đăng ký hiện vật vào sổ kiểm kê bước đầu, đánh số sơ bộ cho tài liệu, hiện vật. Các thông tin ghi trong số kiểm là thông tin khái quát về hiện vật, bao gồm cả tên gọi, chất liệu, tình trạng kỹ thuật, mỹ thuật và tóm tắt nội dung của hiện vật. Mục đích của kiểm kê bước đầu là để quản lý hiện vật một cách khoa học,
Sau khi vào số với các thông tin tóm tắt của hiện vật, các cán bộ chuyên môn tiến hành đánh số hiện vật. Đây là phương pháp đánh ký hiệu, số hiệu của hiện vật, bao gồm: Tên viết tắt của bảo tàng, số đăng ký hiện vật và số phân loại hiện vật. Ví dụ: Đối với hiện vật Vòng kiềng, Bảo tàng Bình Phước thực hiện đánh số như sau: BTBP 4278/kl.225.
Ảnh 02: Viên chức kiểm kê đánh số hiện vật Bảo tàng
Số ký hiệu cho hiện vật được viết bằng loại mực không phai màu, không ảnh hưởng đến tình trạng kỹ thuật của hiện vật. Để đảm bảo yếu tố thẩm mỹ cho hiện vật khi đưa ra trưng bày, vị trí đánh số ở vị trí thích hợp, mỗi hiện vật bảo đảm bảo chỗ khuất, nhưng dễ tìm. Khi đánh số, phải lưu ý không đánh lên dấu hiệu nhận biết riêng (dấu tích đặc biệt), không đánh số lên hoa văn che lấp hoa văn của hiện vật.
Sau khi hoàn thành kiểm kê khoa học trên sổ, hiện vật được đưa vào kho bảo quản. Trong quá trình hoạt động nghiệp vụ, hiện vật là một trong những vật chứa đựng nhiều thông tin nên thường đước sử dụng để nghiên cứu. Khi đó, khi muốn xác định sử dụng hiện vật nào để nghiên cứu, người thực hiện chỉ cần tra số kiểm kê là có thể nắm được những thông tin tổng thể, cơ bản bước đầu về hiện vật. Nếu cần sử dụng trực tiếp, chỉ cần căn cứ vào các thông tin này, cán bộ làm công tác kiểm kê, bảo quản sẽ đưa hiện vật ra một cách nhanh chóng dễ dàng.
- 2. Kiểm kê địa hình tại kho lưu trữ
Không gian kho lưu trữ hiện vật là không gian tổng hợp, có nhiều hiện vật được bảo quản (có những bảo tàng số lượng hiện vật lên đến hàng trăm ngàn). Do đó, để tìm được hiện vật cần sử dụng một cách nhanh chóng, thuận lợi, cần phải thực hiện tốt công tác kiểm kê địa hình. Kiểm kê địa hình là phương pháp kiểm kê sắp xếp, phân loại hiện vật tại kho cơ sở. Đây là giải pháp ưu tiên hàng đầu cho việc lưu trữ trong kho giúp cho quá trình quản lý, bảo quản, di chuyển hiện vật được dễ dàng, khoa học hơn.
Kiểm kê địa hình có nhiều giải pháp thực hiện. Trước tiên là xác định diện tích của kho và khối lượng hiện vật cần lưu giữ, bảo quản để phân bố không gian cho hợp lý. Ngoài ra, để các hiện vật và nhóm hiện vật được đặt ở những vị trí phù hợp và an toàn, người thực hiện cần căn cứ vào chất liệu của các hiện vật và tình trạng kỹ thuật để sắp xếp. Khi thực hiện, cán bộ kiểm kê sắp xếp hiện vật theo quy luật nhẹ lên trên, nặng xuống dưới, cùng với đó là phân nhỏ theo chất liệu hiện vật đồ mộc, hiện vật kim loại. … với cách làm này giúp cán bộ Kiểm kê nắm rõ tình trạng hiện vật, sớm phát hiện ra hiện vật hư hỏng để kịp thời xử lý bảo quản.
Quá trình bố trí sắp xếp hiện vật hợp lý sẽ vừa tiết kiệm diện tích, vừa nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý bảo quản hiện vật. Với đặc thù kho tổng hợp sử dụng giá kệ để sắp xếp hiện vật theo từng chủ đề, chất liệu khác nhau. Công việc đòi hỏi cán bộ kiểm kê phải cẩn thận, hiểu quy luật sắp xếp hiện vật. Điều này giúp quá trình tìm kiếm, quản lý hiện vật được dễ dàng hiệu quả nhất.
Để đảm bảo thực hiện tốt công tác kiểm kê, đặc biệt là kiểm kê địa hình, Bảo tàng cần có hệ thống cơ sở vật chất và trang thiết bị đáp ứng được yêu cầu công tác này. Đối với công tác kiểm kê vào sổ, ngoài các trang thiết bị thiết yếu như sổ, bút chuyên dùng, cần phải ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác chuyên môn. Đối với công tác kiểm kê địa hình, yếu tố quan trọng nhất là phải có hệ thống kho đủ và phù hợp để thực hiện công tác kiểm kê. Kho cần đảm bảo đủ nhiều không gian khác nhau để lưu giữ các loại hiện vật thuộc nhiều nhóm chất liệu khác nhau. Ngoài ra, kho cần phải đảm bảo yếu tố phòng cháy tốt, đảm bảo chống xâm nhập của các yếu tố tự nhiên và con người để bảo đảm an toàn cho hiện vật.
Như vậy, công tác kiểm kê tài liệu, hiện vật của Bảo tàng là một chuỗi hoạt động theo quy trình có tính liên hoàn, khoa học. Công việc này vừa nặng nhọc, độc hại (thường xuyên tiếp xúc với kho hiện vật được bảo quản bằng một số loại hóa chất) vừa nhiều nội dung công việc không tên và dễ gây cảm giác nhàm chán. Do đó, để thực hiện công việc này, đòi hỏi người thực hiện phải có lòng kiên trì, có tính cách làm việc cẩn thận và hơn hết là phải yêu nghề. Thực hiện tốt, khoa học giúp công tác quản lý hiện vật về số lượng, chất lượng của hiện vật bảo tàng một cách khoa học, hợp lý và hiệu quả.
Bảo tàng tỉnh Bình Phước hiện nay lưu giữ lượng hiện vật, tài liệu, hình ảnh tương đối nhiều, có nhiều hiện vật đặc thù cần được bảo quản trong điều kiện phù hợp. Mặc dù hệ thống kho cơ sở của bảo tàng còn nhiều hạn chế, nhưng thời gian qua đã có nhiều cố gắng để đảm bảo thực hiện việc kiểm kê hiện vật được thực hiện đúng theo nguyên tắc khoa học. Đảm bảo an toàn tuyệt đối cho các hiện vật, hình ảnh tài liệu đơn vị đang lưu trữ, bảo quản. Kết quả công tác kiểm kê đã góp phần để Bảo tàng tỉnh thực hiện tốt các nhiệm vụ chuyên môn, khoa học liên quan đến Bảo tàng.
Người viết: Vũ Thị Nguyệt
